Сектор з питань документообігу

Про сектор

Сектор з питань документообігу апарату районної державної адміністрації

Юридична адреса та контакти:

59100, смт Путила, вул.Українська,180.

E:mail: zag[email protected]; (03738) 2-14-54

Режим роботи:

Пн-Чт- 08.00 год. – 17.00 год.

Пт- з 08.00 год. по 16.00 год. Обідня перерва – 12.00- 13.00;

Положення

Положення

про  сектор документообігу апарату Путильської районної

державної адміністрації

  1. Сектор документообігу (далі – сектор) є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації, підзвітним і підконтрольним керівнику апарату районної державної адміністрації.
  2. У своїй діяльності сектор керується Конституцією України, законами України «Про державну службу», «Про місцеве самоврядування в Україні» в частині здійснення делегованих повноважень та іншими законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України та центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері державної служби, Регламентом районної державної адміністрації, Положенням про апарат районної державної адміністрації, правилами та рекомендаціями архівних органів та цим Положенням.
  3. Структура, чисельність працівників та Положення про сектор затверджуються відповідно до чинного законодавства і мають забезпечувати якісне виконання покладених на сектор завдань і функцій.
  4. Сектор у встановленому законодавством порядку та в межах повноважень, у процесі виконання покладених на нього завдань у своїй діяльності взаємодіє із структурними підрозділами районної державної адміністрації, територіальними органами міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, районними установами і організаціями, виконкомами селищної та сільських рад, об’єднаннями громадян і громадянами.
  5. Основними завданнями сектору є:
  1. Документування управлінської інформації районної державної адміністрації.
  2. Забезпечення своєчасного розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, одержаних поштою, безпосередньо від заявників, через електронну пошту та на особистому прийомі керівництва районної державної адміністрації.
  3. Здійснення методичного керівництва і контролю за дотриманням установленого порядку роботи з документами в районній державній адміністрації, контролю за виконанням доручень щодо вирішення питань, які порушувались у зверненнях громадян, структурними підрозділами районної державної адміністрації, виконавчими комітетами селищної та сільських рад, а також підприємствами, установами і організаціями незалежно від форм власності.
  4. Розроблення Інструкції з діловодства районної державної адміністрації та зведеної номенклатури справ апарату районної державної адміністрації.
  5. Опрацювання, попередній розгляд, реєстрація та ведення обліку документів.
  6. Підготовка проектів розпоряджень і доручень районної державної адміністрації з питань, що належать до компетенції сектору, а також редагування текстів усіх розпоряджень районної державної адміністрації, наказів керівника апарату районної державної адміністрації і перевірка відповідності їх проектів вимогам Інструкції з діловодства і регламенту.
  7. Організація документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовка до передачі архівному сектору районної державної адміністрації. Ведення архівної справи в апараті районної державної адміністрації.
  8. Впровадження та контроль за дотриманням структурними підрозділами районної державної адміністрації вимог Інструкції з діловодства, регламентів та національних стандартів.
  9. Здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами районної державної адміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними повноважень місцевої держадміністрації та органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади  актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови районної державної адміністрації (далі – документи) та за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.
  10. Підготовка інформаційно- аналітичних та інших матеріалів з питань виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
  11. Інформування голови районної державної адміністрації про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад структурними підрозділами районної державної адміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.
  12. Проведення аналізу письмових звернень громадян, вивчення причин, що породжують скарги, реагування на факти порушень чинного законодавства. Підготовка матеріалів та регулярне інформування голови районної державної адміністрації, його заступників та керівника апарату районної державної адміністрації про стан цієї роботи.
  13. Здійснення аналітичного та організаційного забезпечення діяльності керівництва райдержадміністрації при виконанні ними функціональних повноважень.
  14. Забезпечення зв’язків голови, першого заступника, заступника голови, керівника апарату з центральними та місцевими органами державної виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, іншими державними органами, підприємствами, установами, організаціями, громадськістю.
  15. Надання методичної допомоги в організації роботи з питань документування управлінської інформації, розгляду звернень громадян структурним підрозділам районної державної адміністрації.
  16. Збереження документального фонду районної державної адміністрації та користування ним.

            6. Сектор відповідно до покладених на нього завдань:

            1)  Встановлює єдиний порядок документування управлінської інформації, здійснює методичне керівництво, контроль за виконавською дисципліною та дотриманням установленого порядку, розроблення пропозицій щодо реалізації в районі державної політики у сфері документування управлінської інформації та організації роботи з документами в районній державній адміністрації із застосуванням сучасних технічних засобів та автоматизованих систем.

            2) Розробляє Інструкцію з діловодства в районній державній адміністрації,  складає зведену номенклатуру справ апарату районної державної адміністрації, бере участь у підготовці регламенту, положення про колегію районної державної адміністрації, положення про її апарат, інших розпоряджень, доручень та наказів керівника апарату районної державної адміністрації з питань, що належать до компетенції сектору відповідно до покладених на нього завдань.

            3) Здійснює приймання, попередній розгляд, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук документів, що надходять до районної державної адміністрації, видачу інформації стосовно строків їх проходження в  районній державній адміністрації; реєстрацію і облік звернень громадян згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 №348 (із змінами) (далі – Інструкція), веде оперативну і підсумкову статистику письмових звернень, зберігає поточний архів.

            4) Здійснює приймання від виконавців, опрацювання, реєстрацію, надсилання, передачу за призначенням, облік, оперативний пошук, формування у справи вихідних документів.

            5)  Здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в районній державній адміністрації, формування справ, їх зберіганням та підготовкою до передачі архівному сектору районної державної адміністрації.

            6) Організовує роботу архіву апарату районної державної адміністрації. Забезпечує проведення експертизи цінності документів при їх відборі на державне зберігання.

            7) Контролює дотримання структурними підрозділами районної державної адміністрації вимог Інструкції з діловодства, регламентуючих документів та національних стандартів.

            8)  Надає методичну та практичну допомогу в організації роботи з питань документування управлінської інформації, організації роботи із зверненнями громадян структурним підрозділам районної державної адміністрації, а також територіальним органам міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, районним установам та організаціям.

            9) Відповідає за збереження документального фонду районної державної адміністрації та користування ним.

10) Проводить аналіз інформації про документообіг, необхідний для прийняття управлінських рішень, підготовки відповідних довідок, звітів.

            11) Редагує тексти розпоряджень та доручень районної державної адміністрації, наказів керівника апарату районної державної адміністрації і перевіряє їх відповідність до вимого Інструкції з діловодства та Регламенту районної державної адміністрації.

            12) Організовує роботу щодо підготовки розпоряджень і рішень колегії районної державної адміністрації. Здійснює їх редагування, реєстрацію, формування та оформлення справ для збереження. У необхідних випадках, за дорученням керівництва райдержадміністрації, надає копії, витяги з виданих райдержадміністрацією документів в установленому порядку.

            13)  Здійснює документальне забезпечення засідань колегії районної державної адміністрації, оформлює протоколи цих засідань, організовує роботу з підготовки проектів матеріалів на засідання колегії, їх доопрацювання спільно з виконавцями після засідань, забезпечує спільно з іншими структурними підрозділами апарату районної державної адміністрації організаційно- технічну підготовку засідань колегії районної державної адміністрації.

            14) Веде, в установленому порядку, облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, контроль за якими покладено на сектор та за станом роботи з реагування на запити і письмові звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

            15) Здійснює перевірку виконання документів структурними підрозділами апарату районної державної адміністрації та структурними підрозділами  районної державної адміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

            16) Забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів районної державної адміністрації, територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також порушених питань у зверненнях громадян.

17) Забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів районної державної адміністрації, територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування  про стан виконання документів.

            18) Готує звіти, доповідні записки, інформаційні матеріали про роботу з документами, стан їх виконання та реагування на запити та звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

            19) Залучає в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, науковців та інших фахівців, працівників підприємств, установ та організацій (за їх згодою) для вжиття відповідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у виконанні документів та роботі з реагування на письмові звернення громадян, на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад і для підготовки відповідних матеріалів.

            20)  Інформує голову районної державної адміністрації, керівника апарату про найбільш характерні письмові звернення громадян, вносить пропозиції щодо перевірки окремих заяв і скарг з виїздом на місце; та про стан виконання документів і роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад структурними підрозділами апарату, структурними підрозділами  районної державної адміністрації територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.

            21) Вносить в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення організації здійснення контролю та підвищення рівня виконавської дисципліни.

            22) Забезпечує розгляд письмових та отриманих через електронну пошту пропозицій, надсилає помилково надіслані до районної державної адміністрації звернення громадян іншим районним державним адміністраціям, установам, про що повідомляє громадян.

            23) Надсилає звернення для їх вирішення органам виконавчої влади на місцях, підприємствам, установам, організаціям.

            24) Готує, у разі необхідності і відповідного доручення керівництва районної державної адміністрації, відповіді про результати розгляду письмових звернень громадян органам влади вищого рівня, народним депутатам України, засобам масової організації, громадським організаціям, авторам звернень.

            25) Всебічно вивчає порушені у письмових зверненнях питання, систематично роз’яснює їх конституційні права і обов’язки, законодавство щодо розгляду їх звернень, повноваження органів державної виконавчої влади і місцевого самоврядування у вирішенні питань, що порушують громадяни у своїх листах та при особистому зверненні, ознайомлює з порядком оскарження прийнятих за заявами та скаргами рішень.

            26) Отримує від структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, організацій і установ незалежно від форм власності відповідну інформацію (довідки, пояснення та інші матеріали) щодо розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян.

            27) Здійснює контроль за виконанням органами державної виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності доручень щодо вирішення питань, які порушувались у зверненнях громадян, особливу увагу звертає при цьому на вирішення питань, порушених у листах Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, учасників антитерористичної операції, членів їх сімей, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати- героїня», інвалідів усіх категорій І групи, постраждалих від наслідків аварії на ЧАЕС.

            28) Забезпечує підготовку та подання голові районної державної адміністрації, його заступникам, керівнику апарату районної державної адміністрації інформації про факти порушень виконавської дисципліни в структурних підрозділах районної державної адміністрації, на підприємствах, в організаціях та установах, вносить пропозиції щодо відповідальності посадових осіб, з вини яких допущені порушення чинного законодавства.

            29) Аналізує письмові, отримані через електронну пошту  звернення громадян, вивчає причини, які породжують скарги, систематично інформує керівництво районної державної адміністрації про стан цієї роботи.

            30) Вивчає та узагальнює практику роботи органів виконавчої влади на місцях щодо забезпечення належного розгляду звернень громадян, одержує від них статистичні дані про надходження та розгляд заяв і скарг для аналізу та складання загальних підсумків роботи.

            31) Вносить пропозиції про розгляд питань на засіданнях колегій районної державної адміністрації з питань про стан виконавської дисципліни в структурних підрозділах районної державної адміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади.

            32) Вносить пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад.

            33) Здійснює аналітичне забезпечення діяльності керівництва районної державної адміністрації при виконанні ними функціональних повноважень.

            34) Забезпечує в межах своїх повноважень взаємодію районної державної адміністрації з обласною державною адміністрацією, центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, іншими державними органами, підприємствами, установами, організаціями, громадськістю.

            35) Виконує інші функції, що випливають з покладених на сектор завдань.

            36) Виконує інші завдання, покладені на сектор керівництвом районної державної адміністрації.

            7. Сектор має право:

            1) Розробляти проекти розпоряджень (доручень) голови  районної державної адміністрації, проекти наказів керівника апарату районної державної адміністрації, доповідні записки, пропозиції з питань, що належать до компетенції сектору.

            2) Повертати виконавцям на доопрацювання проекти розпоряджень районної державної адміністрації, рішень колегії та інші документи, подані з порушенням вимог регламенту районної державної адміністрації, положення про колегію та інструкції з діловодства.

            3) Надавати практичну та методичну допомогу і проводити перевірки у структурних підрозділах районної державної адміністрації, органах місцевого самоврядування з питань дотримання вимог щодо роботи з документами, їх виконання, додержання вимог закону України «Про звернення громадян», реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також перевіряти повноту усунення раніше виявлених порушень.

            4) Одержувати в установленому порядку від посадових осіб структурних підрозділів районної державної адміністрації, структурних підрозділів апарату районної державної адміністрації документи, довідки, інформації і інші матеріали, необхідні для виконання покладених на сектор завдань та вдосконалення форм і методів роботи з документами та здійснення контролю за їх виконанням. Зокрема, одержувати письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання документів та стану роботи з реагування на пропозиції і звернення громадян, запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

            5) Залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, науковців та інших фахівців, працівників підприємств, установ та організацій (за їх згодою) для вжиття відповідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у виконанні документів та роботі з реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад і для підготовки відповідних матеріалів.

            6) Вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад, щодо удосконалення роботи із зверненнями громадян в районній державній адміністрації.

            7) Готувати для керівництва районної державної адміністрації інформацію про стан роботи з документами та виконавської дисципліни, про факти порушення закону України «Про звернення громадян» в апараті районної державної адміністрації, структурних підрозділах районної державної адміністрації, територіальних органах міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, органах місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності. Подавати керівництву районної державної адміністрації пропозиції щодо прийняття відповідних управлінських рішень на основі аналізу зазначеної інформації.

            8) Брати участь у засіданнях колегій, нарадах, що проводяться в районній державній адміністрації, її структурних підрозділах, територіальних органах міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, виконкомах селищної, сільських рад району.

            8.         Сектор  очолює завідувач сектору, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника апарату районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу за погодженням з органом виконавчої влади вищого рівня.

            1) На посаду завідувача призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим Законом України «Про державну службу». На посади інших працівників сектору призначаються особи, які відповідають вимогам, встановленим Законом України «Про державну службу».

            9. Завідувач сектору:

            1) Здійснює керівництво діяльністю сектору, відповідає за виконання покладених на сектор завдань і функцій. Планує роботу сектору, забезпечує виконання планів роботи районної державної адміністрації та доручень керівництва районної державної адміністрації з питань, що стосуються сектору.

            2) Подає керівнику апарату районної державної адміністрації пропозиції щодо призначення на посаду та звільнення з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців сектору, присвоєння їм рангів державних службовців, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності.

            3) Визначає розподіл обов’язків між працівниками сектору, контролює виконання завдань, забезпечує дотримання правил внутрішнього службового розпорядку, контролює стан трудової та виконавської дисципліни у секторі.

            4) Здійснює контроль за дотриманням вимог Інструкції з діловодства районної державної адміністрації, Регламенту районної державної адміністрації та національних стандартів у роботі з документами в апараті районної державної адміністрації, структурних підрозділах районної державної адміністрації.

            5) Організовує вивчення і узагальнення проблем, які порушують у своїх письмових зверненнях громадяни, доповідає голові, його заступникам та керівнику апарату районної державної адміністрації про їх результати.

            6) Вирішує питання взаємодії сектору із структурними підрозділами районної державної адміністрації та її апарату, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, районними установами і організаціями, виконкомами селищної та сільських рад, що відноситься до компетенції сектору.

            7) Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.

            8) Бере участь у засіданнях колегії районної державної адміністрації, підготовці та проведенні нарад у керівництва районної державної адміністрації.

            9) Забезпечує захист персональних даних та організовує роботу відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» в межах компетенції.

            10. У разі відсутності завідувача сектору, його обов’язки виконує  спеціаліст сектору, згідно наказу керівника апарату районної державної адміністрації

            11. Районна державна адміністрація створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників сектору, забезпечує їх приміщенням, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями для зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань роботи організації діловодних процесів,  роботи із письмовими зверненнями громадян.

 

Структура сектору

Сруктура сектору:     

  • Завідуюча сектором – Фокшек Галина Петрівна;
  • Головний спеціаліст - Кера Тетяна Анатоліївна;

                                       

                                             

Графік особистого прийому громадян

Пн-Чт- 08.00год. – 17.00год.

Пт- з 08.00год. по 16.00год. Обідня перерва – 12.00- 13.00;

Нормативно - правова база

Закони України: «Про місцеві державні адміністрації», «Про державну службу», «Про внесення змін до деяких законів України щодо окремих питань проходження державної служби», «Про звернення громадян», «Про місцеве самоврядування в Україні», постанови ВРУ, акти Президента України, Кабінету Міністрів України та інші.